Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и менеджмент, так как эти слова сравнительно недавно вошли в русский язык, поэтому начнём с определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:
1) служба, место, должность, пост;
2) нахождение у власти, на посту;
3) ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4) отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
5) контора, канцелярия;
6) служебное помещение, кабинет;
7) служащие;
8) обязанность, долг, функция;
9) сведения;
10) наконец, служба при доме (при офисе).
Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:
1) правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
2) умение справляться с работой;
3) бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае - к персоналу).
Менеджер (manager) – это:
1) управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2) управляющий имуществом;
3) в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.
Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).
Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:
- тесное сочетание и взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);
- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со значительным количеством персонала, выполняющего самые разные функции;
- промежуточное положение данного вида деятельности между стратегическим и тактическим менеджментом.
Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство управленческим аппаратом предприятия.
Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной категории «офис-менеджер».
С другой стороны, известно, что на изменение экономической ситуации, и в частности появлению нового товара, быстрее всего реагирует рынок. Статистика убедительно свидетельствует о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных профессий.
По подсчетам специалистов, удельный вес затрат рабочего времени руководителя на обработку почты составляет от 8 до 10%. Умелый и грамотный подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать использование рабочего времени руководителя, гораздо более необходимое ему для принятия решений.
Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.
Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
Резолюция на документе. Редко кто из руководителей любит работать с деловыми бумагами, а искусству работы с документами, к сожалению, учат не во всех институтах. Если делопроизводство в организации налажено четко, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Однако встречаются руководители, которые стремятся разбросать поступившую к нему корреспонденцию между подчиненными, едва успев в нее взглянуть. Типичные резолюции такого руководителя: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Такому руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг на своем столе, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков подготовки документации не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. Необходимо помнить, что в конечном счете за все несет ответственность руководитель, а правильное распределение обязанностей - важнейшее правило научной организации труда. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6