Ряд внутренних документов не требует исполнения. К таким документам могут быть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержится распоряжений.
Такие документы после их регистрации сразу должны быть помещены в соответствующие дела для использования в информационно- справочной работе. Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однако есть исключения. Организации могут направлять внутренние (например, распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурные подразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правил отправки исходящих документов.
Таким образом, правила организации документооборота играют очень важную роль. Их соблюдение позволяет достичь прямоточности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Опираясь на общие подходы к организации документооборота, конкретные организации могут определить свои особенности движения и обработки различных категорий документов с учетом специфики состава документов, внутренней структуры, распределения полномочий руководителей и функциональных обязанностей подразделений и специалистов. Это необходимо делать для улучшения информационно-документационного обеспечения деятельности аппарата управления в целом.
Контрольные операции исполнения документов включают в себя:
¾ выявление хода исполнения документа;
¾ занесение сведений об этом в графу РКК «Контрольные отметки»;
¾ проверку, если необходимо, структурного подразделения - исполнителя.
Проверка хода исполнения документов осуществляется следующим образом: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.
Информация о ходе исполнения документа должна поступать руководителю, который рассматривал его и принимал по нему решение, а также тем должностным лицам, которые ведут контроль исполнения документа по существу затронутого в нем вопроса. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение документа идет по плану, или осуществить корректировку хода его исполнения, уточнить задание, в случае необходимости изменить сроки исполнения и состав исполнителей. Информирование производится в форме устных сообщений, письменных справок и др.
Контроль исполнения документов строится на базе данных, полученных при регистрации документов. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Вывод:
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПК. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. С помощью автоматизированной системы контроля можно просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загруженность каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с распределением по срокам, по исполнителям, по корреспондентам, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
Главное, чтобы в управленческой деятельности был хорошо поставлен контроль исполнения принятых решений и поручений, проверка их фактического исполнения в установленные сроки.
В целом документооборот ООО «Тропа» соответствует современным требованиям. В качестве рекомендации хотелось бы отметить возможность внедрения электронного документооборота.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности. Перейти на страницу: 1 2 3 4 5