Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Укажите обязательные реквизиты:
а) официального письма;
б) штатного расписания.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п.
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
· гарантийное письмо;
· информационное письмо;
· сопроводительное письмо;
· письмо-извещение;
· письмо-приглашение;
· письмо-подтверждение;
· другие виды писем.
Гарантийное письмо - служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы и др.
Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем». При этом обязательно указываются банковские реквизиты.
Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.
Информационное письмо - служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложение и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц.
Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Сопроводительное письмо - служебное письмо, содержащее сведения, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение к сопроводительному письму.
В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т. д.), рекомендации по работе с документом.
Подтверждая факт отправки какого-либо документа в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемого документа. Отметка о наличии приложения является обязательным реквизитом такого письма.
Сопроводительное письмо начинается оборотом, содержащим слова: «Направляем вам .», «Высылаем вам .», «Предоставляем вам .».
Письмо-извещение - письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т. д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
· информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;
· приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;
· другие сведения организационного характера.
Так как эти письма рассылаются в соответствии со списком, графа «Адресат» оформляется обобщенно или вообще не оформляется. Так же как и другие письма, письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый .», «Уважаемая .».
Письмо-подтверждение - письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности или какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Перейти на страницу: 1 2 3